Sistem Manajemen Dan Proyek Pendidikan

Sistem Manajemen Proyek Bidang IT & Pendidikan

Prinsip Umum Manajemen Proyek

George R.Terry telah merumuskan fungsi fungsi tersebut sebagai POAC(planning Organizing,Actuating dan Controling).

. Planning (Perencanaan)

. Organizing (Pengorganisasian)

. Actuating (Penggerakan)

. Controling (Pengendalian)

Planning adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan). Kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep planning” yang tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing.

Pada proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :

   . Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang tersedia.
   . Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia.
   . Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang kongkrit.
   . Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan sasaran.

B. Organizing (Pengorganisasian)

Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.

Dalam proses manajemen, organisasi berfungsi untuk :

   . menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.
   . membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.
   . mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam kordinasinya.

Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional yang secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi dapat dilakukan melalui mekanisme :

   . koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando),
   . koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level); dan
   . koordinasi diagonal (menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando).

Koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis :

   . Pelaksana Konstruksi : koordinasi antara General Superintendant dengan Material Superintendant atau dengan Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant.
   . Field Supervision Team, koordinasi antara Site Engineer dengan Quantity Engineer atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis.

Koordinasi horizontal dan bersifat satu level :

   . Pelaksanaan konstruksi, koordinasi antara Material Superintendant dengan Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant merupakan.
   . Field Supervision Team, koordinasi antara Quantity Engineer atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level.

Koordinasi diagonal :

Koordinasi antara General Superintendant dengan Site Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level, sedangkan koordinasi antara Kepala Satuan Kerja Pekerjaan Civil Works dengan General Superintendant atau dengan Site Engineer merupakan koordinasi vertika.

C. Actuating (Penggerakan)

Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan; mengarahkan; dan memberikan motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

Berikut ini beberapa metoda mensukseskan “actuating” yang dikemukakan oleh George R. Terry, yaitu:

1.Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.

2.Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya, hingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya.

3.Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dan dilaksanakan oleh pegawainya.

4.Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaan dalam penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi.

5.Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan, sehingga tumbuh sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya.

6.Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahami dengan benar apa yang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan sesuatu keputusan.

7.Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh karena pada umumnya semua orang tidak suka pada alasan apalagi kalau dicari-cari agar bisa memberikan dalih pembenaran atas keputusannya.

8.Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau orang lain menjadi naik emosinya.

9.Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga tidak dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.

10.Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun haruslah dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai.

D. Controlling (Pengendalian)

Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum (General Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang) terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas (quality assurance)”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi.

Kegiatan ini berlaku juga dalam kegiatan internal konsultan supervisi, dalam artian, kepada pihak luar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi kontraktor, selain itu secara internal Site Engineer juga melakukan controlling terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer. Secara keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja konsultan supervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan kontraktor.

Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah:

   . Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif.
   . Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang , peralatan,       bahan)
   .Prosedur dan cara kerjanya
   .Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.

Controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta-fakta tentang pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya adalah memperbandingkan antara rencana dan pelaksanaan, untuk memahami kemungkinan terjadinya penyimpangan.

KONSEPSI PROYEK

 .Kegiatan proyek adalah:
   Suatu paket /rangkaian  kegiatan,yg dilakukan  dalam jangka waktu tertentu,  dengan alokasi sumber daya tertentu,  dan  untuk mencapai sasaran tertentu
 (yang telah digariskan dengan jelas).

CIRI PROYEK

Merupakan Suatu paket /rangkaian  kegiatan
Memiliki tujuan khusus (sasaran  & kriteria yg jelas)
Jumlah biaya sdh ditentukan (Plafond)
Jangka waktu pelaksanaan sdh pasti (terbatas, shg Jadwal kegiatan hrs ditentukan)
Bersifat sementara; umumnya dibatasi oleh selesainya waktu. (titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas)
Non rutin / tidak berulang-ulang.

Kriteria Proyek

.Menggambarkan realitas situasi pengambilan keputusan
.Kapabel untuk dilaksankan
.Fleksibel dlm menghasilkan produk yg diharapkan
.Mudah dimplementasikan
.Cos effectiveness.

Contoh Proyek

.Pendidikan Multikulturan di SMA
.Pengemabangan SD/SMPTerpadu (dalam satu atap=satu manajemen)
.Pendidikan Bilingual
.Pendidikan keunggulan lokal
.PGSD

Jenis Proyek Pendidikan

Dilihat dari komponen kegiatan utama proyek ada 5 macam proyek:
    1. Proyek konstruksi (ex: pembangunan gedung
       sekolah)
    2. Proyek manufaktur (untuk menghasilkan
        produk  baru)
    3. Proyek penelitian dan pengembangan
    4. Proyek pelayanan manajemen (hasilnya  
       berupa  laporan akhir)
    5. Proyek kapital (untuk investasi, ex:
         pembebasan tanah))

Proyek dan Program

PROYEK tidak sama dengan PROGRAM

Proyek:  Paket / Rangkaian kegiatan yg merupakan bagian dari program, berlangsung dlm jangka waktu yg tlh ditentukan (terbatas)  dg  alokasi sumber daya ttt  & untuk mencapai  sasaran yg  telah  ditetapkan (indikatornya  jelas).

Program: Sederetan kegiatan yg akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu
PS: Kegiatan yg sdh dilaksanakan Bukan lagi merupakan program.

Perbandingan Proyek dengan Program

Perbedaannya pada kurun waktu pelaksanaan dan besarnya sumber daya yang diperlukan.

Program memiliki skala kegiatan yg lebih besar dari pada proyek.
Program  (deretan kegiatannya)  dpt dipecah menjadi   proyek.

Persamaannya:  Isi dari Program & Proyek adalah Kegiatan  yg dilakukan untuk mencapai tujuan ttt.